Rechnungsinformationen, Kundenstammdaten und PDF-Belege aus HubSpot direkt an DATEV übertragen – für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung.
Aktuell nur auf Anfrage erhältlich
Die DATEV-App ist noch nicht öffentlich im HubSpot Marketplace verfügbar. Schreiben Sie uns, wenn Sie die App nutzen möchten – wir richten den Zugang gemeinsam mit Ihnen ein.
Zugang anfragenMit der DATEV-App übertragen Sie Rechnungsinformationen, Kundenstammdaten und zugehörige PDF-Belege aus HubSpot an DATEV. Die Daten werden für unterschiedliche Zwecke bereitgestellt:
Sie legen einmal fest, welche HubSpot-Informationen in welche DATEV-Felder übernommen werden. Anschließend übertragen Sie die Daten manuell oder nach einem Zeitplan.
Die App überträgt Daten von HubSpot in einen über die Einstellungen definierten Ordner im DATEV Rechnungswesen. Eine erfolgreiche Übertragung bedeutet, dass die Daten dort bereitgestellt bzw. vom jeweiligen Import verarbeitet wurden. Die fachliche Prüfung und Weiterverarbeitung erfolgt anschließend in Ihrem Buchhaltungsprozess.
Für die Belegablage muss der Bestand in DATEV Unternehmen online eingerichtet sein. Hinweise dazu finden Sie in der DATEV-Anleitung zur Einrichtung des Buchungsdatenservice.
Prüfen Sie außerdem, ob die benötigten Eigenschaften in HubSpot ausgefüllt und die Unternehmen mit den Belegen verknüpft sind. Für Belegbilder muss ein HubSpot-Angebot oder eine HubSpot-Rechnung verwendet werden.
Öffnen Sie in HubSpot die Einstellungen der verbundenen App und wechseln Sie zum Tab Allgemeine Einstellungen.
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Beraternummer | DATEV-Beraternummer Ihrer Steuerberatung. |
| Mandantennummer | Nummer Ihres Unternehmens innerhalb des DATEV-Bestands. |
| Wirtschaftsjahresbeginn | Erster Tag des Wirtschaftsjahres im Format JJJJMMTT, z. B. 20260101 für den 1. Januar 2026. |
Die drei Pflichtangaben bestimmen den DATEV-Bestand und das Wirtschaftsjahr. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
Unter Primäre Datenquelle wählen Sie „Invoices“ (HubSpot-Rechnungen) oder „Quote“ (HubSpot-Angebote).
Im Bereich DATEV-Verbindung sehen Sie Verbindungsstatus, Datenbestand, Gültigkeit der Zugangsberechtigung („Token gültig bis“) und die autorisierende Person. Einen technischen Schlüssel müssen Sie nicht eingeben.
Über Verbindung trennen lösen Sie die Verbindung – bereits übertragene Daten bleiben erhalten. Der Link DATEV Verbundene Anwendungen führt zur Verwaltung der bei DATEV erteilten App-Zugriffe.
| Einstellung | Bedeutung | Standard |
|---|---|---|
| DATEV-Ordner | Oberste Ablageebene. | HubSpot |
| DATEV-Unterordner | Zweite Ablageebene. | Ausgang |
Beide Namen dürfen höchstens 30 Zeichen enthalten; leere Felder verwenden den Standardwert. Die dritte Ebene, das Monatsregister, wird aus dem Belegdatum (ersatzweise dem Erstellungsdatum) ermittelt, z. B. HubSpot → Ausgang → 2026-09.
Neue Ablagenamen gelten für zukünftige Uploads; vorhandene Belege werden nicht verschoben.
Im Tab Debitoren & Header legen Sie fest, welche Kundendaten an DATEV übergeben werden.
Typische Zuordnungen sind Debitorennummer, Unternehmensname und Anschrift. Verwenden Sie eine mit Ihrer Buchhaltung abgestimmte Debitorennummer – eine HubSpot-Datensatznummer ist nicht automatisch eine geeignete DATEV-Kontonummer. Die App benötigt die Verknüpfung zwischen Beleg und Unternehmen, um die Stammdaten zuzuordnen.
„1/1 vollständig“ bedeutet, dass das Pflichtfeld konfiguriert ist. „Gemappt: 12/254“ zählt alle eingerichteten Zuordnungen inkl. optionaler Felder – Sie müssen nicht alle 254 Felder aktivieren. Ob die Werte bei jedem Kunden vorhanden und gültig sind, zeigt erst die Datenprüfung.
Der Bereich Header enthält zusätzliche Angaben für die DATEV-Datei. Technische Pflichtwerte werden automatisch erzeugt; weitere Headerfelder konfigurieren Sie nur bei Bedarf.
Ein Buchungsstapel fasst Buchungszeilen zur Verarbeitung in DATEV zusammen. Im Tab Buchungsstapel & Header prüfen Sie insbesondere die Zuordnungen für:
„7/7 vollständig“ bestätigt die Einrichtung der Pflichtfelder – nicht aber, dass alle Belege vollständige oder fachlich passende Werte enthalten. Benötigen Sie je nach Beleg unterschiedliche Konten, nutzen Sie Regeln.
Belegpositionen können zu mehreren Buchungszeilen führen; die Zahl der Buchungszeilen muss daher nicht der Zahl der Rechnungen entsprechen.
Ein Mapping ist eine Zuordnung: Welche Information aus HubSpot soll in welches DATEV-Feld übernommen werden?
| Beispiel | Zuordnung |
|---|---|
| Unternehmensname | Der Name des verknüpften HubSpot-Unternehmens wird in das DATEV-Namensfeld übernommen. |
| Belegnummer | Die Rechnungsnummer wird dem DATEV-Feld für die Belegnummer zugeordnet. |
| Währung | Ein fester Wert wie EUR, sofern alle betreffenden Belege diese Währung haben. |
| Buchungstext | Eine geeignete Beschreibung aus HubSpot wird als Buchungstext übernommen. |
Sie wählen zwischen HubSpot-Eigenschaft / fester Wert und Regeln. Als Quelle stehen je nach Feld Unternehmen, Kontakte, Deals, Rechnungen, Angebote oder Positionen zur Verfügung.
Mit Regeln bestimmen Sie einen Feldwert abhängig von den HubSpot-Daten – ganz ohne Programmierung.
UND = alle Bedingungen müssen erfüllt sein, ODER = mindestens eine. Regeln werden von oben nach unten ausgewertet; die erste passende liefert das Ergebnis – ordnen Sie speziellere Regeln daher zuerst an.
Beispiel: Bei Leistungsart „Beratung“ wird als Buchungstext „Beratungsleistung“ eingetragen, sonst der Standardtext. Oder: Ist „Amount billed“ größer 0, liefert die Regel „H“, andernfalls „S“. Welche Konten und Zuordnungen fachlich richtig sind, stimmen Sie mit Ihrer Buchhaltung ab.
Wählen Sie einen überschaubaren Zeitraum und klicken Sie auf Nur prüfen. Die App prüft die HubSpot-Daten, ohne etwas an DATEV zu übertragen. Beheben Sie gemeldete Fehler und wiederholen Sie die Prüfung. Ein erfolgreicher Prüflauf ersetzt nicht die fachliche Kontrolle.
Der manuelle Zeitraum bezieht sich auf das Erstellungsdatum in HubSpot, nicht auf das Rechnungsdatum; Start- und Endtag sind eingeschlossen.
Der erste Start wird nach deutscher Ortszeit geplant. Bei Rechnungen berücksichtigt die automatische Auswahl auch Änderungen in HubSpot; Angebote werden nach Erstellungsdatum ausgewählt. Änderungen an bereits übertragenen Rechnungen sind keine automatische Korrektur oder Stornierung einer DATEV-Buchung.
| Anzeige | Bedeutung und nächster Schritt |
|---|---|
| Übertragung läuft | Die App verarbeitet den Auftrag. Warten Sie auf das Ergebnis. |
| Erfolgreich abgeschlossen | Prüfen Sie die gemeldeten Mengen und das Ergebnis in DATEV. |
| Hinweise vorhanden | Lesen Sie die Hinweise – z. B. kann ein PDF fehlen oder eine Position übersprungen worden sein. |
| Fehler oder unklarer Stand | Folgen Sie dem beschriebenen nächsten Schritt. Prüfen Sie zuerst, was bereits übertragen wurde. |
Eine Rechnung kann mehrere Positionen und damit mehrere Buchungszeilen enthalten. Fehlt ein PDF, wird die Buchung ohne Belegverknüpfung übertragen. Positionen mit Betrag null werden übersprungen.
Im Vordergrund stehen der DATEV Buchungsdatenservice und die digitale Belegübertragung. Eigene Programmierungen sind nicht nötig.
| Schnittstelle | Verständlich erklärt |
|---|---|
| accounting:documents | Überträgt digitale Belege über das DATEV-Rechenzentrum – für PDF-Belege und deren Ablage in Belege online. |
| accounting:extf-files | Überträgt Stamm- und Bewegungsdaten im DATEV-Format – Debitorenstammdaten und Buchungsstapel für DATEV Rechnungswesen. |
| accounting:clients | Fragt verfügbare Rechnungswesen-Datenservices ab, um vor einer Übertragung die Zugriffsrechte auf einen Bestand zu prüfen. |
Der DATEV Buchungsdatenservice umfasst Buchungs- und Stammdaten sowie Belegbilder. Belege online ist Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Der DATEV Belegbilderservice Rechnungswesen beschreibt die Übernahme digitalisierter Belege nach DATEV Unternehmen online.
„Einstellungen konnten nicht geladen werden“
Laden Sie die App-Einstellungen erneut. Tragen Sie Ihre Einrichtung nicht vorsorglich neu ein – die gespeicherten Werte konnten nur gerade nicht abgerufen werden.
DATEV-Status „nicht verfügbar“
Klicken Sie auf Status aktualisieren. Ein nicht abrufbarer Status bedeutet nicht automatisch, dass die Verbindung getrennt wurde.
DATEV-Verbindung „getrennt“ oder abgelaufen
Verbinden Sie erneut über Mit DATEV verbinden und kontrollieren Sie den angezeigten Datenbestand.
Pflichtangabe fehlt oder hat ein ungültiges Format
Lesen Sie, welchen Datensatz und welches Feld die Meldung nennt, korrigieren Sie die HubSpot-Eigenschaft oder die Zuordnung und führen Sie erneut Nur prüfen aus.
Keine passenden Daten gefunden
Kontrollieren Sie Datenquelle, Zeitraum und Belegstatus. Bei manueller Übertragung zählt das Erstellungsdatum; nur offene oder bezahlte Rechnungen werden ausgewählt.
Ein PDF fehlt oder wurde abgelehnt
Prüfen Sie, ob der Beleg als zugängliche PDF-Datei vorliegt. Beachten Sie den bestätigten Übertragungsstand, bevor Sie den Auftrag erneut starten.
Übertragung nur teilweise abgeschlossen
Die Meldung zeigt, welche Schritte bestätigt sind. Prüfen Sie diese in DATEV und nutzen Sie zunächst die Statusprüfung.
Daten übertragen, aber nicht in der Buchhaltung sichtbar
Unterscheiden Sie zwischen der Belegablage in Belege online und dem Abruf der Buchungs- bzw. Stammdaten im DATEV-Rechnungswesen. Kontrollieren Sie Bestand und Verarbeitungsschritt.
Schreiben Sie an apps@adunera.com. Nennen Sie bitte Ihre HubSpot-Portal-ID, den Zeitpunkt des Problems, die betroffene Rechnung bzw. den Auftrag und den Wortlaut der Fehlermeldung – falls vorhanden auch die Auftragskennung und die „Technischen Details für den Support“. Senden Sie keine Passwörter oder Zugangsschlüssel.